Il Decreto sulla crescita e sull’internazionalizzazione delle imprese, in vigore dal 2015, ha disposto una serie di modifiche per quanto concerne le spese di viaggio e di rappresentanza. Questo genere di costi, infatti, sono detraibili dall’IVA e deducibili dalla dichiarazione dei redditi, a patto che a usufruirne siano titolari di reddito di impresa oppure soggetti appartenenti alla categoria dei lavoratori autonomi; ma per capire meglio come funzionano le agevolazioni fiscali per questo genere di voci, è importante chiarire come vengano regolate dalla normativa attualmente vigente.

Spese di rappresentanza

Nel Decreto Ministeriale del 19 novembre 2008, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale 15 gennaio 2009, il Ministero dell’Economia e delle Finanze si è espresso sulla natura delle spese di rappresentanza. Secondo il decreto, fanno parte di queste voci beni e servizi che vengono erogati a titolo gratuito e che hanno la sola finalità di promuovere l’impresa. In particolare, ogni spesa di rappresentanza, per poter godere delle agevolazioni fiscali, deve rispondere ai requisiti di gratuità, inerenza, congruità e, oltre ad apportare chiari benefici economici all’azienda, non deve discostarsi dalle pratiche inerenti il suo settore.

Spese di viaggio: le trasferte

Pur rientrando nell’ambito delle spese di rappresentanza, le spese di viaggio sono soggette a una legislazione differente. Per chiarire un po’ meglio questo concetto e capire come scaricare le spese di viaggio aziendali, è bene precisare cosa si intenda nella legislazione con il termine trasferta. La normativa riconosce come trasferte, detraibili dell’IVA e deducibili dalla dichiarazione dei redditi, quei viaggi temporanei di lavoro, effettuati per conto dell’azienda dai collaboratori, al fine di svolgere mansioni al di fuori dal territorio comunale. Al dipendente che abbia effettuato una trasferta viene riconosciuta un’indennità, che viene corrisposta secondo modalità che dipendono da accordi stipulati con la stessa impresa.

Il rimborso spese analitico

Le modalità di rimborso che regolano i rapporti tra le aziende e i dipendenti che effettuino viaggi di lavoro sono di tre tipi: si parla di rimborso spese analitico quando il collaboratore è chiamato a fornire all’impresa tutte le ricevute delle trasferte compilando una nota spese. In seguito all’acquisizione di un’opportuna modulistica e a una conseguente rendicontazione analitica, l’azienda può usufruire delle deduzioni previste dalla legge e, contestualmente, il dipendente non vedrà tassarsi in busta paga la quota oggetto di restituzione.

Il rimborso spese forfettario

Il rimborso forfettario prevede che l’azienda riconosca al dipendente in trasferta una somma deducibile di 46,48 euro al giorno per mansioni di lavoro al di fuori dal comune (ma che non superino il confine italiano) e di 77,47 per trasferte all’estero. Qualora la cifra rientri in questi limiti, l’indennità erogata al dipendente non è soggetta a tassazione e l’impresa può dedurre il costo secondo le disposizioni di legge. Al contrario, i rimborsi che eccedono la soglia prefissata sono sottoposti a tassazione, anche se regolarmente documentati dai dipendenti.

Spese di viaggio: il rimborso spese misto

A metà strada tra il rimborso forfettario e quello analitico, il rimborso misto, che per le spese di vitto e alloggio prevede la copertura delle somme a piè di lista, più un’aliquota forfettaria dovuta alla trasferta. In particolare, per il rimborso analitico, l’azienda può dedurre una somma di 30,99 euro al giorno per viaggi di lavoro compresi nel territorio italiano e di 51,65 euro per trasferte oltreconfine (2/3 del rimborso forfettario), mentre il rimborso di solo vitto o solo alloggio prevede indennità non soggette a tassazione pari a un terzo rispetto alle quote del rimborso forfettario.

Ottimizzare la rendicontazione delle spese di viaggio

In ogni caso, le spese di viaggio e di rappresentanza devono essere gestite dagli uffici amministrativi, che provvedono a un’opportuna rendicontazione con riconciliazione delle spese e delle fatture. Per agevolare questo processo, le piccole e grandi aziende spesso si affidano a soluzioni automatizzate, applicativi in grado di semplificare l’iter burocratico mediante l’utilizzo di ricaricabili.

Tra le realtà più attive nel settore c’è Soldo, che mette a disposizione un sistema di carte prepagate smart non nominative e con budget sempre modulabili. Soldo permette di importare tutte le spese aziendali nel software di contabilità, di semplificare la procedura di rendicontazione e avere un report completo sulle transazioni dei collaboratori. Tutto questo grazie a un sistema di app e di una web consolle, che interagiscono tra azienda e dipendenti per ottimizzare il lavoro di entrambi.