Il processo di digitalizzazione ha ormai coinvolto tutti i settori, spinto dalle esigenze del mercato e dalla necessità per le imprese di farsi trovare pronte e reattive ai mutamenti della società. Un cambiamento significativo che si porta con sé molti vantaggi, in particolare per quanto concerne la riduzione dei costi, l’archiviazione sicura delle informazioni e della documentazione più importante e la valutazione delle performance del proprio capitale umano. Elementi che se gestiti al meglio facilitano il raggiungimento degli obiettivi prestabiliti e il conseguimento di livelli di produttività più alti.
Come iniziare la digitalizzazione in azienda
Per poter procedere efficacemente nella digitalizzazione, è opportuno innanzitutto verificare quali siano le esigenze dell’azienda in questo senso e in quale aree intervenire in via prioritaria. Il primo passo da porre in essere è sicuramente relativo alla comunicazione di questo cambiamento ai membri dell’organizzazione, in modo che possa essere assimilato completamente, risolvendo anche le eventuali reticenze al riguardo che possono insorgere.
Si procederà quindi con una attenta analisi del proprio business, il proprio posizionamento nel mercato e il target di clienti ai quali ci si rivolge, per poi strutturare una strategia che possa far comprendere al capitale umano l’importanza di questa “piccola” grande rivoluzione interna.
Fatto questo, si passa alla fase della pianificazione della digitalizzazione, con una definizione degli obiettivi che deve tenere conto non solo della variabile tecnologica ma anche finanziaria e organizzativa. Durante il processo, è fondamentale che il personale coinvolto nel processo lavori in linea con i propri obiettivi assegnati, verificando che i KPI fissati siano soddisfatti, per poter intervenire prontamente qualora venissero ravvisate delle criticità.
Anche l’analisi dei competitor è uno strumento utile per capire come si stanno muovendo realtà simili e prendere spunto dalle loro mosse, se ritenute utili anche per la nostra organizzazione.
L’obiettivo finale è anche quello di sfruttare la digitalizzazione per attirare nuovi clienti, specie coloro che appartengono alla così detta Generazione Z, sempre attenti all’innovazione e all’integrazione tra la componente umana e quella tecnologica.
Digitalizzazione aziendale: i vantaggi principali
Come accennato in precedenza, la digitalizzazione aziendale è collegata a innumerevoli vantaggi per l’organizzazione.
Tra questi non possiamo non citare l’abbattimento dei costi e dei tempi per quelle attività ripetitive e amministrative, la cui responsabilità riferibile al reparto delle Risorse Umane, come ad esempio la rilevazione delle presenze, la verifica dei turni e il calcolo delle ferie. Mansioni che attraverso l’implementazione di un software gestionale HR possono essere svolte in pochi secondi e con esattezza, grazie all’automazione.
Altro aspetto rilevante riguarda l’archiviazione e la gestione dei documenti. Questi sistemi sono infatti in grado di immagazzinare e incrociare una serie infinita di dati, al riparo da errori e dimenticanze dettate dall’uso della carta e dall’errore umano, potendo in ogni momento consultare e condividere ogni informazione da qualsiasi device sia esso fisso (PC) o mobile (smartphone e tablet), in totale sicurezza.
Infine il vantaggio relativo alla valutazione delle performance dei singoli dipendenti o dei reparti. Con la digitalizzazione, si può verificare in tempo reale le prestazioni del proprio capitale umano, definire gli obiettivi per la formazione e monitorare lo stato di avanzamento dell’accrescimento delle competenze, potendo anche realizzare report personalizzati, inviare feedback e prendere la decisione migliore sulla base di una panoramica completa e reale.
In conclusione, quindi, con la digitalizzazione le aziende potranno riscontrare un rilevante risparmio di tempo e denaro, maggiori livelli di produttività e capacità di porre in essere le strategie più coerenti rispetto alle esigenze dell’organizzazione.